Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử

 

Văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản điều hành.

Theo đó, Quy chế gồm 4 Chương, 25 Điều, quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn tỉnh. Các loại văn bản có nội dung thuộc bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế.
 
Đối tượng áp dụng là các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp (gọi tắt là cơ quan, đơn vị) và các cán bộ công chức, viên chức, người lao động (gọi tắt là cán bộ) trên địa bàn tỉnh. Khuyến khích các tổ chức, cá nhân khác áp dụng Quy chế này trong trao đổi văn bản điện tử.
 
Về nguyên tắc, các cơ quan, đơn vị và cán bộ phải thực hiện đúng nguyên tắc của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông, văn thư, lưu trữ. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được đăng ký vào hệ thống quản lý văn bản điều hành (chỉ đăng ký các trường thông tin bắt buộc phải điền của văn bản để lấy số và không đưa nội dung văn bản lên hệ thống quản lý văn bản điều hành), trừ trường hợp bên gửi hoặc bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử. Số văn bản đi, văn bản đến là duy nhất, thống nhất giữa văn bản giấy với văn bản điện tử.
 
Văn bản điện tử phải bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. Văn bản đến nếu là bản giấy, phải được số hóa theo quy định và tiến hành gửi, nhận trên hệ thống quản lý văn bản điều hành. Bên nhận có quyền từ chối nhận văn bản điện tử, nếu văn bản điện tử đó không bảo đảm các nguyên tắc, yêu cầu về gửi, nhận và phải chịu trách nhiệm về việc từ chối, đồng thời bên nhận phản hồi cho bên gửi được biết thông qua hệ thống quản lý văn bản điều hành để xử lý theo quy định.
 
Về trình tự tiếp nhận văn bản đến dạng điện tử, phải xác định nguồn gốc văn bản, đối chiếu địa chỉ bên gửi, sau đó kiểm tra tính hợp lệ của văn bản và đăng ký văn bản đến, lưu vào hệ thống quản lý văn bản điều hành.
 
Đối với việc xử lý, phát hành văn bản đi trên hệ thống quản lý văn bản điều hành, cán bộ được giao xử lý công việc dự thảo văn bản, tạo Hồ sơ công việc và trình lãnh đạo cấp phòng trên hệ thống quản lý văn bản điều hành. Lãnh đạo cấp phòng xem xét văn bản dự thảo và cho ý kiến duyệt hoặc không duyệt hồ sơ. Văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện phát hành văn bản sau khi văn bản được ký duyệt. Trường hợp ký trên văn bản dạng điện tử, văn thư cơ quan, đơn vị vào sổ văn bản đã ký duyệt; thực hiện thêm số, ngày, tháng, năm ban hành, con dấu bằng chữ ký số của cơ quan, đơn vị và phát hành văn bản điện tử đã ký số cùng văn bản dự thảo cuối cùng. Văn bản điện tử đi phải lưu một bản có giá trị tương đương vào hệ thống lưu trữ văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị.
 
Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị hướng dẫn triển khai thực hiện Quy chế. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật tại Trung tâm dữ liệu tỉnh và hệ thống mạng diện rộng của tỉnh; tổ chức quản lý, vận hành các hệ thống thông tin hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn và bảo mật. Định kỳ sao lưu cơ sở dữ liệu văn bản điện tử của tỉnh để kịp thời phục hồi khi có sự cố xảy ra. Đồng thời, phối hợp với đầu mối của Văn phòng Chính phủ trong việc đảm bảo kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản điều hành với Trục liên thông văn bản Quốc gia thông suốt và ổn định, bảo vệ tính xác thực và toàn vẹn dữ liệu của văn bản điện tử được ký số trong suốt quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.
 
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày 04/11/2019.